لا يمكن الإغفال عن تقدم الشركات في كل المجالات في عصرنا الحالي ، ولمواكبة العصر تحاول بعض الشركات و المؤسسات والعديد من المنظمات لتنظيم الكثير من الاجتماعات و المؤتمرات لغرض محدد و مناقشة أمور ذات أهمية تفيد المجتمع ومن هنا سنعرف نظام ومكونات غرفة الاجتماعات والمؤتمرات التي يتم فيها مناقشة الغرض الأساسي من انعقاد تلك المؤتمرات .
ما هي غرفة الاجتماعات :
هي غرفة كبيرة الحجم تخصصها الكثير من المؤسسات و الشركات لعقد الاجتماعات سواء بين الموظفين والإدارة، أو استقبال ضيوف الشركة وتكون مخصصة لمجموعات أصغر من الأشخاص الذين لديهم نية للتعاون أو تبادل الأفكار معًا قد تكون هناك بعض التقنيات الأساسية المتاحة في غرفة الاجتماعات ،
ولكن المساحة موجودة بشكل أساسي لتسهيل العمل بين الأشخاص، ويعتقد الكثير من الناس أن غرفة الاجتماعات الكبيرة هي بالضبط ما يحتاجون إليه لاجتماعهم ، ولكن إذا كان هناك شخصان أو ثلاثة فقط يحضرون ، وتحتاج إلى العمل معًا كفريق، فلماذا تعقد العملية في غرفة اجتماعات كبيرة ،
في كثير من الأحيان تكون المساحة الشخصية حيث يمكنك التواصل بحرية والعمل معًا هي بالضبط ما هو مطلوب ، وهذا ما توفره غرفة الاجتماعات ، ووجود قاعة ليتم عقد الاجتماعات فيها أفضل من عقد الاجتماعات داخل غرف الموظفين، حيث يتوفر الجو المناسب للقيام بالمناقشة والبحث وأماكن مريحة يستطيعون الكتابة فيها وأخذ الملاحظات أثناء الاجتماعات ،
أما بخصوص موقع غرفة الاجتماعات من الأفضل أن تكون في موقع منعزل وبعيد عن أماكن الدخول والخروج للموظفين حتى لا يحصل إزعاج للموظفين أثناء الاجتماعات ، وبالطبع تختلف أساليب تأسيس غرفة الاجتماعات حسب حجم واعداد موظفين الشركة و الكثير من العناصر الأخرى ولكن في كثير من الأحيان تلزم المؤسسة أو الشركة حجز غرفة اجتماع خارجية لتلائم الظروف والأوضاع الحديثة .
مكونات غرفة الاجتماعات من حيث تجهيز الأنظمة الصوتية والمرئية :
شاشة لعرض الصور أو الفيديوهات :
في كل غرفة اجتماعات يجب أن تتوفر شاشة كبيرة لعرض التقارير المصورة ، حيث أن أول شيء يلاحظه أي شخص عند الدخول إلى قاعة الاجتماعات هو شاشة العرض ذلك هو الجزء المرئي من قاعة الاجتماعات المرئية والسمعية ، وهو أحد الأدوات التعاونية الرئيسية
حيث تتيح لك شاشة العرض رؤية زملائك في أماكن أخرى وتقديم العروض التقديمية أو إجراء فيديو ومشاركة الشاشة من أجهزة الحاسوب المحمولة والجهاز اللوحي وأيضا الهواتف الذكية أو لتوضيح الأفكار المكتوبة وغيرها، وقد تكون شاشة تلفزيون كبيرة ويجب أن تكون شاشة عرض بواسطة الحاسوب.
الميكروفونات والسماعات Microphones and Speakers :
تعد الميكروفونات ومكبرات الصوت إضافة مهمة إلى قاعات الاجتماعات بناء على الطريقة التي تنوي بها استخدام الغرفة وميزات المساحة.
- الاتصال Connectivity : هناك اتصال سلكي و اتصال لاسلكي و اتصال مزيج بين السلكي واللاسلكي ، وهي من الأشياء التي يجب توافرها في غرفة الاجتماعات في العصر الحالي.
- السبورات التفاعلية Interactive Whiteboard : هي أداة جاذبة للانتباه إضافة إلى نظام المعدات الخاصة بقاعة الاجتماعات.حيث تتيح لك السبورات التفاعلية الكتابة فورا على السبورة بألوان مختلفة وتعليقها على مواقع الويب أو المستندات.
مكونات غرفة الاجتماعات :
- أثاث المكتب : أول ما يجب ان نفكر به من مكونات غرفة الاجتماعات هي الأثاث المكتبي وتتمثل في الطاولة والكراسي، ويجب أن تكون الكراسي مناسبة لعدد المجتمعين والطاولة واسعة، خصوصًا في الاجتماعات الكبيرة ومن حيث نوع الطاولة، فالطاولة المصنوعة من الزجاج تعطي شكل فخم للغرفة وأنيق، أما الطاولات المصنوعة من الخشب فهي عملية أكثر، والكراسي فيفضل أن تكون مصنوعة من الجلد أو القماش السميك ليمنح الجالسين الراحة.
- أدوات مكتبية : حيث وجب أن تتواجد العوامل الأساسية في كل اجتماع من أوراق بيضاء وأقلام حبرية وأجهزة حاسوب مما يلزم للاجتماع أما طرق إعدادها من خلال وضعها في ملف جلدي أو تأمين دفتر يحمل شعار المنظمة أو الشركة من أهم المكونات الموجودة فى غرفة الاجتماعات .
- الإنارة : من أساسيات مكونات غرفة الاجتماعات يجب أن تكون إنارة غرفة الإجتماعات واضحة، ومن طرق الإنارة القوية هي النوافذ الكبيرة التي يدخل من خلالها أشعة الشمس فتصبح الإضاءة طبيعية، فالإضاءة داخل الغرفة تكون بواسطة مصابيح كبيرة معلقة في سقف الغرفة تقوم بتوزيع الضوء على المجتمعين.
- القرطاسية: يجب أن يتوفر العناصر الأساسية في كل اجتماع، من ورق أبيض وأقلام حبر وأجهزة حاسوب وغيرها من ما يحتاج له الاجتماع، أمّا طرق تجهيزها عن طريق وضعها في ملف جلدي فخم، أو تأمين دفتر يحمل شعار المنظّمة مع قلم حبر تجدد في كل اجتماع.
انواع غرف الاجتماعات :
الأوديتوريوم :
تتسع لـ 100 شخص ويوجد بالقاعة منصة مرفوعة، كما أنها مزودة بشاشة كبيرة لعروض الأفلام.
قاعة الأغراض المتعددة :
يمكن تقسيم القاعة بأشكال مختلفة مثل شكل حرف
- U، أو مائدة مستديرة ، أو فصل دراسي وتتسع القاعة لـ 150 شخص في شكل فصل دراسي.
غرفة اجتماعات كبار الزوار :
تتسع كل من غرفة اجتماعات كبار الزوار لاستيعاب 22 ضيفا وتعتبر غرفة اجتماعات كبار الزوار مجهزة بالكامل لاستضافة الاجتماعات الرسمية والاجتماعات المرئية .
ما هو نظام غرف المؤتمرات :
غرف مخصصة للاجتماعات الرسمية أو الكبيرة نظرًا لحجمها وإمكانيات جلوسها أي هي مساحة كبيرة مزخرفة تحتوي على طاولة طويلة تستوعب عادة العشرات من الحاضرين على الرغم من استخدامها لاجتماعات المجلس رفيعة المستوى أو مكالمات المؤتمر التنفيذي، ما يجعل هذه الغرف فريدة من نوعها هي كاميرا مكلفة وحديثة من معدات الفيديو والصوت التي تحتوي عليها ، و يمكن أن يتسع الحضور الكامل للمؤتمر داخل غرفة واحدة فقط إذا كانت غرفة ذات حجم كبير.
غالبًا ما تُستخدم غرف المؤتمرات لإلقاء المحاضرات مع شخص واحد يقود الاجتماع ويتحدث إلى بقية المجموعة، يركز أفضل نوع من اجتماعات قاعة المؤتمرات على التعليم أو التدريب أو العروض التقديمية.
أسس نظام وتأسيس قاعة مؤتمرات :
تنقسم قاعة المؤتمرات إلى جزئين أساسيين هما :
القسم الأمام (صالة الجمهور): و يحتوي على
بهو المدخل
دورات مياه
قاعة المؤتمرات
الاستعلامات.
القسم الخلفى لمنصة القاعة و يحتوي على :
غرفة اجتماعات
حجرة الرئيس
غرف الأعضاء
غرف الإدارة
خدمات
ترجمة
ما الذي يدفعنا لتجهيز غرف اجتماعات ومؤتمرات ذكية :
عندما يتعلق الأمر بالمكالمات الجماعية والاجتماعات اليوم ، قد يفتقر البريد الإلكتروني والدردشة عبر الإنترنت والهاتف إلى الإشارات المرئية واللمسة الشخصية اللازمة لتحسين التفاعلات بين الفرق وحتى رضا العملاء ، في حين أن التحول الرقمي لهذه الخدمات قد أدى إلى تحسين الكفاءة بشكل كبير ،
إلا أن هذه الكفاءة قد تكون على حساب العلاقات البشرية والتي لا تزال عنصرًا حيويًا للأعمال التجارية الناجحة اليوم ،
يمكن أن تساعد أحدث تقنيات الفيديو الذكية والتي تركز على التعاون في الوقت الفعلي وتقليل صعوبة الإعداد على إدارة الاجتماعات بسلاسة مع توفير أموال الشركة قدر تقرير صدر نوفمبر أن منصات المؤتمرات القديمة تكلف الشركات المليارات سنويا في حين يمكن للشركات أيضًا توفير ما يزيد عن الألاف سنويًا على رحلات العمل عن طريق اختيار مؤتمرات الفيديو الذكية .
الأساسيات التي عليك مراعاتها عند تصميم غرفة الاجتماعات :
1. بيئة العمل والمرونة :
ينبغي تصميم غرف الاجتماعات لتضمن أقصى قدر من المرونة والقدرة على التكيف مع المواقف المتنوعة ، بهذه الطريقة يصبح من السهل إعادة تكوينهم طبقا للحدث الذي يستضيفونه ، أو تكبير و تقليل أبعادهم ليتم استيعاب أعداد مختلفة من الأشخاص ، وبالرغم من ذلك ، يجب أن تحتوي كل محطة عمل على كرسي مريح أو كرسي له ذراعين .
2. جعل التكنولوجيا متكاملة :
تعتبر من أهم مكونات غرفة الاجتماعات وذلك لأن التكنولوجيا تعمل على تسهيل وتسريع الاجتماعات ، مما يأذن للموظفين بالتحدث عن طريق مؤتمرات الفيديو وحضور العروض التقديمية حتى لو لم يكونوا داخل المكتب بالفعل ، يجب أن تكون غرف الاجتماعات مجهزة بأنظمة تكنولوجية فعالة مع أوامر محمولة لديها القدرة على التحكم في جميع إعدادات الحالة المزاجية ، مثل الإضاءة والصوت والفيديو ودرجة الحرارة وجميع الأجهزة الذكية مثل الشاشات واللوحات الرقمية والجدران الذكية.
أهمية غرفة الاجتماعات في العمل و الاعمال التجارية :
تعد غرفة الاجتماعات من أهم المساحات في أي مكان عمل أو عمل تجاري، حيث يتم فيها عقد الاجتماعات والمناقشات واتخاذ القرارات وتحديد الأهداف والخطط المستقبلية، ومن بين أهمية غرفة الاجتماعات في العمل والأعمال التجارية:
1. تحسين التواصل والتعاون:
توفر غرفة الاجتماعات مساحة مخصصة للتواصل والتعاون بين أعضاء الفريق وتبادل الأفكار والآراء والخبرات، مما يساعد على تحسين جودة العمل والتركيز على الأهداف المشتركة.
2. اتخاذ القرارات:
يتم في غرفة الاجتماعات اتخاذ القرارات المهمة والحساسة التي تؤثر على مستقبل العمل والأعمال التجارية، وذلك من خلال المناقشات الجادة والمتعمقة بين الأعضاء.
3. التخطيط والتنظيم:
يتم في غرفة الاجتماعات التخطيط والتنظيم للأعمال المستقبلية ووضع الخطط والاستراتيجيات المستقبلية، وذلك من خلال المناقشات وتحديد الأهداف والخطط اللازمة لتحقيقها.
4. التدريب والتعليم:
يمكن استخدام غرفة الاجتماعات لتدريب الفريق على المهارات الجديدة وتعليم العاملين على الأدوات والتقنيات الجديدة وتحديث معارفهم ومهاراتهم.
5. إنشاء علاقات جديدة:
يمكن لغرفة الاجتماعات أن تكون مكانًا لإنشاء علاقات جديدة مع العملاء والشركاء والموردين والمستثمرين، وذلك من خلال الاجتماعات والمناسبات التي تقام فيها.
بشكل عام، يمكن القول أن غرفة الاجتماعات تعد من أهم المساحات في أي مكان عمل أو عمل تجاري، حيث تساعد على تحسين التواصل والتعاون، واتخاذ القرارات الحاسمة، والتخطيط والتنظيم، والتدريب والتعليم، وإنشاء علاقات جديدة مع العملاء والشركاء.
في النهاية
اختصارا وتأكيدا للفكرة الرئيسية فإنك غالبا تسأل كيف يقود نظام تجهيزات غرفة الاجتماعات و المؤتمرات إلى تعاون مثمر فهي لها تأثير بارز في نجاح المؤسسات،الاجتماعات رديئة التنظيم قد تؤثر سلبًا على الإنتاج التشغيلي ومعنويات العاملين بالكيان التجاري فإن لقاعات الاجتماعات و مكونات غرفة الاجتماعات ، دورًا كبيرًا في إنتاجية تلك الاجتماعات، وقد يكون تخصيص قاعة في المكتب للاجتماعات أمرًا مكلفًا وغير عملي للكيانات التجارية لكن هناك عدة مساحات للإيجار مخصصة للاجتماعات ممتازة ومجهزة بكامل الخدمات يمكنها تلبية احتياجات الكيانات التجارية يوجد بها بعض المزايا المجهزة بالخدمات التي تزيد إنتاجية الاجتماعات.
