هناك العديد من الحلول الذكية لغرف الاجتماعات حيث ان غرفة الإجتماعات في لبشركة الخاصة بك أو مؤسستك لم تكن مجرد غرفة إجتماعات تقليديه أو عادية ، لكنها ستشمل أفضل الحلول الذكية الذي تسهلك كل الاعمال بدون أي عوائق أو عقد او مجهود هائل .
بإمكانك بكل سهولة السيطرة الكاملة على غرفة الإجتماعات وأنت ثابت في مكانك عن طريق الأجهزة اللوحية أو الهاتف الذكي ،مما يمكنك التحكم ايضا بقفل الستائر أو غلقها بشكل تلقائي ، بالإضافة إلى تشغيل جهاز البروجكتور بغرفة الإجتماعات وسلاسة التحكم في درجات الإنارة وتنظيم في درجة حرارة التكييف كما تريد والتحكم في حرارة الغرفة كذلك ،بالإضافة إلى وجود شاشة اللمس المثبته على الجدار للسيطرة والتحكم في تلك الغرفة الذكية .
ما هي غرفة الاجتماعات :
تعتبر غرفة ذات حجم كبير تقوم بتنظيمها العديد من المؤسسات في الكثير من التخصصات ،حيث يتم عقد بها الاجتماعات الهامة ، الذي تكون بين الموظفين ،والإدارة، و ايضا يتم فيها استقبال العملاء وضيوف الشركة.
تلك القاعات التي يتم بها عقد الاجتماعات تكون افضل من عقدها بداخل غرف الموظفين ، حيث يتم بها توفيرالجو الذي يتناسب للقيام المناقشات واللقاءات والبحث وتوفير أماكن مريحة يساعد على تركيز الحاضرين مما يستطيعون فيها كتابة وتدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات.
وما يخص بتحديد موقع غرفة الاجتماعات دائما يكون الأفضل بإنشائها في مكان منعزل عن باقي الشركه وبعيد عن أماكن الإزعاج والتشويش وكذلك تبعد عن أماكن الدخول والخروج للموظفين ،مما لا يسبب أي إزعاج الى الموظفين في وقت الاجتماعات.
و تتنوع طرق وأساليب تجهيزات غرفة الاجتماعات ،وهذا على حسب تحديد حجم الشركة ،وعدد الموظفين والعاملين بها وهناك العديد من العوامل الأخرى، لكن في اغلب الاحيان يمكن ان تحتاج الشركات أو المؤسسات بعمل الاجتماعات خارج الشركه ما تسمى ب(قاعات) خارجية حتي تناسب الأوضاع والظروف الجديدة.
ما هي الحلول الذكية لغرف الاجتماعات :
السيطرة على نظام الإضاءة :
صلاحية التحكم بأنظمة الإنارة كإرسال أمر التشغيل والإطفاء والتحكم بشدة الإضاءة ودرجة لونها لضمان الراحة والحصول على الأجواء التي تناسب العميل المستخدم .
التحكم بالحرارة ودرجات الرطوبة :
حيث بإمكان العميل التحكم ومراقبة وضبط درجات الحرارة ونسبة معدلات الرطوبة لكثير من أنواع وأجهزة التكييف والتدفئة في كل الأوقات وفي أي مكان على حسب ما يرغب به.
التحكم في الستائر :
حيث يكون بإمكان العميل المستخدم التحكم بفتح و إغلاق كل أنواع الستائر والنوافذ مما يمكنه التحكم بكم الضوء المرغوب به وبما يدعم قدرته على تحقيق إنجازه لتوفير كم هائل من الطاقة الكهربائية .
القدرة على التحكم فى أنظمة الصوت والترفيه :
التحكم بجميع التجهيزات الصوتية والمرئية بما يتوافق مع جميع منافذ الاتصالات القياسية على سبيل المثال IP IR, serial port
برمجة عمليات التشغيل :
والتي تعني تحديد الأوقات والمراحل التي تشرع فيها وتكتمل كل عملية تشغيلية لكل الأجهزة الكهربائية بشكل تلقائي وممنهج وذلك لغرض توفير الطاقة وتقليص حجم تكاليف التشغيل .
تنشيط السيناريوهات و المشاهد :
عن طريق معرفتك المسبقة للمؤثرات الصوتية و المرئية التي تلائم غرفة الاجتماعات ستكون قادراً على تشغيلها بنقرة زر واحدة أو طواعية عن طريق ضبط الإعدادات الذكية للسيناريوهات .
اكتشاف وجود الأشخاص :
عن طريق أجهزة السمارت هوم الذكية يتم الكشف عما إذا كان هناك أشخاص موجودين في غرفة الإجتماعات أم أنها خالية وفارغة وبذلك يتم التحكم آلياً بتشغيل أو إطفاء الأجهزة الكهربائية لغرض توفير الطاقة .
التشغيل بواسطة الأوامر الصوتية :
توجد ميزة وسمة التحكم الصوتي لتقدم للمستخدم المساعدة في تطبيق العمليات التشغيلية وبكل سهولة عن طريق نطق الأوامر المرغوب تنفيذها .
معايير اختيار أفضل الحلول الذكية لغرف الاجتماعات
أولاً : جودة الصوت والصورة أثناء الاتصال
تعد أهم المعايير التي ينبغي أن تكون متواجده بالحلول الذكية لغرف الاجتماعات مما ستقوم بتحديدها هي جودة الصوت والصورة العالية،فيجب أن تكون غرفة الاجتماعات بها مكبر صوت نقي وعالي ويسمح لك في التحكم بارتفاع وانخفاض معدل الصوت، حيث يجب أن يتوافر لك صوت واضح ونقي وذلك عن طريق شاشات LED ذات التقنيات عاليه وتتمكن من الحصول علي صور بجوده قائقه حتى تكون جميع المعلومات بالاجتماع واضحة لجميع المتصلين خلال الإنترنت.
ثانياً : إمكانية إرسال وسائط متعددة
مما يجب على غرفة الاجتماعات الذي تنظم في مؤسستك او شركتك ان تحتوي على ميزة إرسال الوسائط المتعددة خلال الاجتماع ، فعن طريق ذلك الميزة ستقدر من إرسال كل الملفات أو الصور أو الوثائق خلال الفيديو، مما ستقدر من عرضها بشكل مباشر أمام المشاركين بالاتصال، ولا تحتاج للخروج من الاجتماع وإرسالها بواسطة البريد الإلكتروني أو بواسطة أي وسيلة أخرى للتواصل ،ولكن تسمح لك الحلول الذكية لغرف الاجتماعات خاصية إرسال الوسائط بشكل سريع وواضح.
ثالثاً : الخصوصية والسرية وأمان الاتصال
تعد أهم المعايير الذي يجب الأخذ بالانتباه تجاها عندما تختار غرف الاجتماعات التقنيه الخاصة بشركتك هي الخصوصية في الاتصال وسرية البيانات، فينبغي أن يكون الاتصال بامن ويصعب اختراقه ،كما يجب أيضا أن يتم حفظ المعلومات وبيانات الاتصال بقواعد بيانات وسيرفرات آمنة بشكل كبير لكي يتم الحفاظ على أسرار شركتك وأسرار بيانات الموظفين والعملاء.
رابعاً : سهولة الاستخدام والتشغيل
كما تعد خاصية السهولة في الاستخدام والتشغيل من أهم الخصائص مما يجب تتوافر بالغرفه عند البحث عنها ،واختيار بافضل أن تكون سهلة التشغيل والاستخدام، فتك الإجراء لا يتطلب طرق صعبه في التشغيل أو في التركيب ، لأن معظم عملائك قد لا يكون لديهم العلم الكفاية لاستعمال ذلك الأجهزة، مما يجب أن تكون لها واجهة مستخدم فعال وبسيط وسهلة في التشغيل، كذلك ينبغي أن توفر لك جميع الأدوات الذي قد تحتاجها ليتم التواصل مع عملائك بسهولة وبساطة وبدون أية عوائق أو تعقيدات.
المميزات التي تتوافر في الحلول الذكية لغرف الاجتماعات :
تأمين الحفاظ على راحة الحضور طوال وقت الإجتماع والبعد عن الإزعاج .
تعديل إعدادات تشغيل أجهزة تكييف الهواء وأنظمة الإضاءة ونظام التهوية تبعا لرغبة الحاضرين .
انخفاض حجم استهلاك الكهرباء .
تقوم بالتوفير من جهة تكلفة صيانة وتشغيل الأجهزة الكهربائية والحفاظ على عمرها الإفتراضي .
استعمال أجدد التقنيات المستحدثة لادارة والتحكم بـ غرف الاجتماعات وأنظمة الوسائط المتعددة .
صلاحية التحكم الكامل بواسطة الأوامر الصوتية وتقليص الإحتياج لملامسة الوحدات للتحكم بالإنارة والتكييف وغيرها من أجهزة في غرفة الإجتماعات.
ما الدافع الذي يجعلنا نقوم بتجهيز غرف الاجتماعات الذكية :
تسهم في مساعدتنا الحلول الذكية لغرف الاجتماعات على إدارة المؤتمرات و الاجتماعات والندوات عن طريق الإستفادة من المرافق التجهيزية للغرفة إلى أقصى حد ممكن وذلك عن طريق إتاحة بيئة مريحة ومناسبة للحاضرين بواسطة تقنية التحكم الذكي في درجة حرارة المكان وتشغيل الإضاءة المناسبة عند بداية العرض و التحكم السهل بالستائر الكهربائية وجوده المكيف الهوائي وأيضا التحكم بتشغيل أنظمة الوسائط المتعددة بما يتناسب مع بعض المنتجات القياسية مثل المقابس والمفاتيح ومرافق الهاتف والتلفزيونات و منافذ ال USB .
ما تقدمه الترافيجن في مجال تجهيز غرف الاجتماعات الذكية :
كنا سابقا نبحث عن حلول وبرامج وأنظمة لمشروع غرفة الإجتماعات الذكية وذلك لكي يتم تطوير أو على الأقل تهيئة البنية التحتية التقنية لمشاريع تطوير إدارة غرفة الإجتماعات لستم تجهيزها لمرحلة الجيل الجديد من غرف الإجتماعات الذكية، والتي ستجعلنا في حالة انبهار إلى أي مدى قد وصلت فيه مع التقدم السريع في عالم التقنية اليوم حتى وصلت إلى العرض بالأبعاد الثلاثية
توجد حاليا بضعة حلول لا تحتاج إلى تركيب أو شراء برنامج أو نظام محدد، حيث أن تلك الأنظمة أصبحت تعمل بواسطة المستعرض Browser، بل ويمكن أن تعمل على أي جهاز محمول ذكي .
كما وزادت فيها البرامج والخدمات تطويرا بالإضافة إلى الأدوات التي تمكننا من التفاعل الحقيقي والمباشر مع المتحدث، وصارت عملية إدارة الإجتماع وتوثيقة وجدولته والدعوة إليه والمتابعة تتم بكل يسر وسهولة ، حيث تتوفر منها عدة باقات تتمتع بمزايا وخصائص متطورة.
تتنوع أساليب تأسيس غرفة الاجتماعات حسب حجم الشركة وعدد الموظفين و الكثير من العوامل الأخرى. ولكن في بعض الأحيان تحتاج الشركة أو المؤسسة حجز غرفة اجتماع خارجية لتناسب الظروف والأوضاع الجديدة.
الأمن و الخصوصية في غرف الاجتماعات الذكية :
تعتبر الأمان والخصوصية من الأمور الحيوية في غرف الاجتماعات الذكية، حيث أن العديد من الأجهزة والتطبيقات المستخدمة في هذه الغرف يمكن أن تكشف عن معلومات حساسة وخاصة بشركتك أو مؤسستك. ومن أجل تحقيق أعلى مستوى من الأمان والخصوصية في غرف الاجتماعات الذكية، يمكن اتخاذ الإجراءات التالية:
1. استخدام تقنيات التشفير:
يمكن استخدام التشفير لحماية البيانات المنقولة في غرف الاجتماعات الذكية، وذلك بتشفير البيانات على المستوى المحلي والسحابي.
2. تحديد الصلاحيات:
يجب تحديد الصلاحيات لكل مستخدم في الغرفة، وذلك بمنح الصلاحيات اللازمة فقط لكل شخص بحسب دوره في الاجتماع.
3. استخدام شبكات الواي فاي المحمية:
يجب استخدام شبكات الواي فاي المحمية والمشفرة في غرف الاجتماعات الذكية، وتجنب استخدام شبكات الواي فاي العامة.
4. تحديث الأجهزة والبرامج:
يجب تحديث الأجهزة والبرامج المستخدمة في غرف الاجتماعات الذكية بانتظام، وذلك لتصحيح الثغرات الأمنية وتحسين الأداء.
5. التدريب والتوعية:
يجب تدريب المستخدمين على كيفية استخدام الأجهزة والتطبيقات المستخدمة في غرف الاجتماعات الذكية بشكل آمن، وتوعيتهم بأهمية الأمن والخصوصية في هذه الغرف.
في النهاية
دعنا نؤكد مرة أخرى على أهمية الحلول الذكية لغرف الاجتماعات وأن إمكانية موقع العمل الذكي ليحل محل المكتب العادي التقليدي هو شرط ضروري لأعمال أكثر إنتاجية ومصاحبة للبيئة فمع بدء استعمال التكنولوجيا نأمل لجعل مساحات العمل أحسن وأكثر إنتاج من أي وقت سابق .
