You are currently viewing تجهيز غرف اجتماعات عصرية

تجهيز غرف اجتماعات عصرية

غرفة الاجتماعات من أكثر الأماكن فاعلية فى أى مؤسسة نظرا لدورها المحورى فى اتخاذ قرارات مصيرية ، فهى المساحة المخصصة للإبتكار وتوليد الأفكار الغير تقليدية ومناقشتها بين فرق العمل المختلفة ، لذلك يجب ان يوضع فى الاعتبار عند تجهيز غرفة اجتماعات الشركة مراعاة الشكل الجمالي الأنيق المريح للأعصاب لضمان سير عمليات النقاش والتفاوض والعصف الذهني بشكل يساعد على زيادة الإنتاجية وكفاءة الافكارة الجديدة المستحدثة ، فـ ماهى الأفكار العصرية لـ تجهيز تلك الغرفة وتزويدها بالتكنولوجيا على أفضل صورة  ، هذا ما سيتم مناقشته فى السطور التالية .

ماهى العوامل المترتبة على تجهيز غرفة اجتماعات عصرية 

تختلف أهمية تجهيز غرفة اجتماعات مميزة عصرية بالمقارنة بالماضي ، فهي لا تعتبر مجرد غرفة بالمؤسسة وإنما اضافة مؤثره تعكس روح إيجابية تساعد على توليد أفكار مختلفة وجديدة لتحسين وضع الشركة والارتقاء بها مما ينعكس على تحسين المبيعات ومن أهم تلك المميزات .

  • زيادة كفاءة الاجتماعات 

عند تجهيز غرفة اجتماعات يجب أن يراعى الجانب التكنولوجي مثل تزويدها بشاشات كبيرة ووحدات صوت نقية تساعد على سهولة التواصل والتفاعل والتوضيح مما يساعد على الارتقاء بجودة الاجتماع وزيادة كفاءته .

  • تحسين الإنتاجية

من خلال غرفة اجتماعات حديثة ومميزة تساعد فرق العمل المختلفة على تقديم واستحداث أفكار تساعد على تطوير الشركة وزيادة الإنتاجية والأرباح بصفة عامة ، بالإضافة إلى العصف الذهني بين الأفراد الذى يساعد على تحسين الأفكار وتطوير جودة المنتجات والارتقاء بها .

  • توفير بيئة عمل مناسبة وتعزيز التعاون

غرفة اجتماعات أنيقة وجذابة تساعد على تحسين الجانب النفسى لافراد المنظومة وهو ماينعكس على افكارهم وتوقعاتهم المستقبلية و ارتباطهم بالشركة ، بالإضافة الى تعزيز الجانب التعاونى الذى ينعكس على العمل مباشرة بالإيجاب .

  • تحسين التواصل

من الايجابيات الواضحة من خلال غرف الاجتماعات العصرية هي تصميم وسائل الاتصال الصوتى والمرئى للتواصل بباقي أعضاء المؤسسة في مختلف الفروع بشكل سهل ومناقشة جميع القرارات وتحسينها وتنفيذها .

  • سرعة اتخاذ القرارات

بيئة العمل التكنولوجية تساعد على تحليل وتكوين الأفكار بشكل مبسط وسريع  من خلال عرضها على الشاشات واستخدام البرامج الحديثة لتوضيح وتبسيط المعلومات ، مما يساعد فى اتخاذ قرارات سريعة وحاسمة فى وقت أقل من المعتاد .

العناصر الرئيسية لإعداد غرفة اجتماعات

العناصر الرئيسية لإعداد غرفة اجتماعات

هناك مكونات أساسية عند إعداد غرفة اجتماعات عصرية تساعد على تهيئة بيئة عمل صحية مناسبة لجميع فرق العمل ومساعدتهم على توليد أفكار جديدة تناسب كل مرحلة ، لذلك أثناء التجهيزات للغرفة لابد من التركيز على مجموعة من الأساسيات الضرورية مثل :

  • تصميم الديكور

من أولويات تصميم غرفة اجتماعات مميزة هو التكوين البسيط والجذاب بحيث يفضل ان تكون الوان الغرف من مشتقات اللون الأبيض لراحة العين و الإحساس بالاتساع اكثر بصريا ، وعمل نوافذ زجاجية كبيرة لرؤية السماء والطبيعة ، والغرفة يجب أن تحمل هوية الشركة من خلال اضافة اللوجو بشكل مناسب وهو بالمناسبة يزيد من الشعور بالانتماء والانسجام السريع بالاضافة الى الالتزام بألوان الخاصة بالمؤسسة ، مع مراعاة إتاحة مساحات فارغة لسهولة الحركة بسهولة ، وامكانية اضافة نباتات بأماكن متفرقة لخلق أجواء من الحيوية .

  • الاضاءة

اضاءة المكان يجب أن يتم توزيعها باحترافية لتغطية الغرفة بالكامل وتجنب اضاءات مزعجة او خافتة بشكل مبالغ مع تركيب اضاءات مناسبة فى أماكن خاصة لإنارة المكاتب والشاشات واللوحات البيضاء ، ومن خلال النوافذ الكبيرة بالغرفة يمكن أن يتم الاعتماد على الضوء الطبيعي اغلب اوقات الصباح نظرا لتقليلها من ازعاج العين وإعطاء أجواء مثالية .

  • التكنولوجيا

غرف الاجتماعات الحديثة أصبحت جزءا لا يتجزأ من الجانب التكنولوجي لذلك لابد من الاعتماد على التقنيات الحديثة لتجهيز الغرفة لسهولة التواصل وتبسيط المعلومات واضافة النظام للمكان وذلك من خلال تزود المكان بعدد من الأجهزة مثل :

  • انظمة فيديو كونفرانس

توفير انظمة الفيديو كونفرنس اصبح من الاساسيات فى الوقت الحالى لتجهيز غرف الاجتماعات وذلك لسهولة التواصل بباقي أعضاء الفريق من الاماكن الاخرى .

  • توفير شاشات عرض

لابد من توفير شاشة كبيرة لعرض البيانات والمعلومات لجميع الحضور بشكل واضح وسهولة مناقشة جميع الآراء .

  • أنظمة الصوت

يفضل تركيب أنظمة صوتية عالية الجودة لسهولة سماع أعضاء الاجتماع للشرح والاقتراحات مع امكانية توضيح آراءهم من خلال الأجهزة المتوفرة خصوصا أثناء الاجتماعات كبيرة العدد ، مع مراعاة عمل نظام عازل صوت للغرفة لزيادة التركيز وعدم الانشغال بأمور أخرى تشتيتية .

  • شبكة الانترنت

لابد من إنشاء نقاط انترنت خاصة بالغرفة لتمكين الأعضاء من البحث عن المعلومات المستحدثة اثناء الاجتماع .

  • اللوحات التفاعلية

اللوحات التفاعلية بغرفة الاجتماع أمر مهم جدا لتوضيح وجهات النظر والشرح لجميع الحضور بشكل يساعد توصيل المعلومات فى اسرع وقت . 

  • قطع الاثاث

يجب أن تحتوي الغرفة على قطع من الأثاث تمتاز بالراحة والفخامة لتوفير كل سبل الراحة لأعضاء لتقديم أفضل ما يمكنهم من معلومات وأفكار، ومن مكونات الغرفة يجب ان تحتوى على مقاعد مريحة وطاولة كبيرة للاجتماعات .

  • وسائل تنظيم الوقت

 

إدارة وقت الاجتماعات من خلال اضافة ساعة رقمية كبيرة فى مكان مناسب واستخدامها فى تحديد مناقشة كل موضوع ، مع اضافة ادوات مكتبية من أقلام واجندات لتدوين الملاحظات وسردها في الوقت المحدد .

توصيات للاستفادة القصوى من غرفة الاجتماعات

توصيات للاستفادة القصوى من غرفة الاجتماعات

لتحقيق أكبر استفادة من غرفة الاجتماعات هناك عدد من المعايير إذا تم تطبيقها ستظل غرفة الاجتماعات خاصتك عصرية وجذابة ، ومنها :

  • تحديث الاجهزة بشكل دورى

نظرا لمواكبة التطور التكنولوجى فإن تحديثات الاجهزة المتاحة بغرفة الاجتماعات اصبح مهم جدا للسير على نهج الشركات المنافسة ، وضمان سرعة توصيل المعلومات واستقبالها . 

  • العناية والتنظيف المستمر

لا بد من العناية بالأجهزة الموجودة بالغرفة من خلال إغلاقها بعد انتهاء الاجتماعات من خلال المسئول ، وتشغيلها قبل بداية الاجتماع بفترة بسيطة ، مع مراعاة تنظيف الغرفة بشكل يومي للمحافظة على مظهرها الأنيق .

  • عمل تدريبات على استخدام الأجهزة

لابد من تدريب فرق عمل المؤسسة على استخدام الأجهزة الصحيح من خلال المسئول وذلك للاستفادة القصوى منها ، والحد من حدوث مشاكل تقنية ناتجة عن الاستخدام الخاطئ.

  • عمل صيانة بشكل مستمر للأجهزة

للحفاظ على الغرفة بشكل مستمر لابد عمل صيانة مستمرة للأجهزة المختلفة من خلال الفنيين ، وتجنب حدوث أى أعطال أثناء الاجتماعات الهامة .

  • تزويد الغرفة بوسائل التفاعل الافتراضي 

يفضل تزويد غرفة الاجتماعات بوسائل حديثة مثل التطبيقات السحابية نظرا لسرعة مشاركة البيانات والمستندات ، وهي ميزة مهمة خلال اجتماعات الفيديو كونفرانس .

 

فى النهاية 

تجهيز غرفة اجتماعات مميزة وعصرية الان اصبحت عامل كبير ومؤثر  لنجاح شركات عن الأخرى من خلال الاستخدام التكنولوجي الذي لا غنى عنه فى المؤسسات حالياً ، وذلك لتزويدها بالفعالية والسرعة والراحة النفسية وتهيئة بيئة عمل ممتازة ، نظرا للنظام وسهولة التواصل وسهولة شرح المعلومة في أوقات بسيطة ، ما يوفر أجواء مثالية تستحق ان تمتلكها بمؤسستك لتحقيق أفضل نتائج  ، شركة الترافيجن هي المركز المثالي للتقنيات المبتكرة والذكية ويسعدنا تقديم الخدمات والأفكار لعملائنا لحلولًا متكاملة تلبي المتطلبات التكنولوجية المختلفة لتجهيز غرفة اجتماعات متكاملة في أوقات قياسية .