تعرف علي اهم تجهيزات غرفة الاجتماعات

في عصرنا الحالي يعتبر التواصل هو من أهم ما يجب تواجه وتقوم به الشركات مع عملائها، مما نجد مجلات كبيرة من المؤسسات تقوم على تأسيس تواصل فعال مع عملائها بكل مكان ،وقد تقوم ذلك الشركات بالبحث عن الوسيلة البسيطه والسريعه الذي يحقق لها التواصل الجيد والسريع والقوي ليقوم بضم كلام من موظفيها او مابينها وبين ايضا عدد من عملائها بوقت واحد وعملاء ونفس جودة الاتصال بينهما حيث سيتم تقديم كل ما يشمل على تجهيزات غرفة الاجتماعات وتوضيح جميع مميزاتها 

ما هي غرفة الاجتماعات؟

إنها غرفة كبيرة  في الحجم تقوم به المؤسسات الكثيرة التخصصات  تخصصها ليتم عقد الاجتماعات بها ، تتمثل بين الموظفين ،والإدارة، أو لاستقبال عملاء وضيوف الشركة.

هناك قاعة ليتم بها عقد الاجتماعات أفضل من عقدها بداخل غرف الموظفين، مما يتم بها توفير البيئة التي تتناسب للقيام بالمناقشة والبحث وتوافر وأماكن مريحة مما يتمكنون فيها بتدوين وأخذ الملاحظات خلال الاجتماعات.

ولكن ما يخص بموقع غرفة الاجتماعات يكون الأفضل بتواجدها  في مكان منعزل وبعيد عن أماكن التشويش والإزعاج ايضا بعيد عن أماكن  الدخول والخروج للموظفين،مما لا يحصل إزعاج الى الموظفين خلال الاجتماعات.

قد تختلف طرق تجهيزات غرفة الاجتماعات وذلك علي حسب حجم الشركة ،وعدد الموظفين بها والكثير من العوامل الأخرى، بل في بعض الاوقات قد تحتاج الشركات أو المؤسسات  بحجز غرفة اجتماعات (قاعات ) خارجية كي تناسب الظروف والأوضاع الجديدة.

ما الذي يدفعنا إلى تجهيزات غرفة الاجتماعات الذكية؟ 

أن الحلول الذكية تساعدنا  لغرف الاجتماعات على تنظيمات وتجهيزات الإجتماعات والمؤتمرات، والندوات عن طريق الانتفاع من المرافق التجهيزية في القاعات إلى أكبر حد ممكن، ويحدث ذلك عن طريق توافر جو مريحة ومهيء يناسب للحضور من خلال تقنية التحكم الذكي بدرجة حرارة القاعة وتشغيل الإضاءة المناسبة عندما يبدأ العرض و التحكم  في الستائر الكهربائية وجوده تكييف الهواء ، والتحكم ايضا في تشغيل أنظمة الوسائط المتعددة وغيرها بما يتفقان مع بعض المنتجات القياسية ،مثل ،المقابس ،والمفاتيح ،وملحقات الهاتف، والتلفزيون و منافذ ال USB .

تجهيزات غرفة الاجتماعات عن طريق الأنظمة الصوتية والمرئية:

وتعدد أنواع ذلك الأجهزة بحسب احتياج الاجتماعات الندوات حيث تتمثل في 

شاشة لعرض الصور أو الفيديوهات

في تجهيزات غرفة الاجتماعات يلزم بان يوافر بها شاشة كبيرة ليتم عرض التقارير المصوَّرة ، مما حيث أن أول شيء يتم ملاحظته أي شخص عند الدخوله إلى قاعة المؤتمرات هو شاشة العرض بالتاكيد ،انه الجزء “المرئي” بداخل قاعة الاجتماعات المرئية والمسموعة ، ويعد أحد وسائل التعاون الاساسيه .

تعتبر شاشة العرض هي ما تبوح لك وتمكنك من رؤية زملائك بمواقع أخرى، ويعرض بها العروض التقديمية، أو وتنفيذ فيديو كونفرنس Video Conferencing مما أن عقد المؤتمرات من خلال الفيديو إنه خيارك المناسب و الافضل في العالم الرقمي،  ويعد مشاركة الشاشة من خلال أجهزة الكمبيوتر ،والمحمولة، والأجهزة اللوحية وأيضا الهواتف الذكية ، ليتم توضيح الافكار المدونة وغيرها ، مما قد تكون شاشة تلفزيون ضخمة ويجب أن تكون شاشة عرض عن طريق الحاسوب.

الميكروفونات والسماعات Microphones & Speakers

تعتبر الميكروفونات ومكبرات الصوت شي مهم يجب توافره الي قاعات الاجتماعات تبعا الي  الطريقة الذي يهدف بها استخدام الغرفة ومميزات المساحة.

الاتصال Connectivity

هناك اتصال سلكي و اتصال لاسلكي و اتصال يدمج بين السلكي واللاسلكي. وانه ايضا من اهم الاشياء التي يلزم توافرها في تجهيزات غرفة الاجتماعات في العصر الحالي.

السبورة التفاعلية Interactive Whiteboard

تعتبر السبورة التفاعلية أنها أداة فعالة ومهم بالإضافة إلى نظام معدات قاعة أو غرفة الاجتماعات، وتسمح لك  تلك اللوحات البيضاء التفاعلية بالتدوين مباشرةً على السبورة بألوان متنوعة ,وتثبيتها على صفحات الويب أو المستندات.

ما هي مميزات غرف الاجتماعات ؟

تعد غرف الاجتماعات بها العديد من مزاياها وفوائدها التي توفرها لمؤسستك او شركتك ، مما يمكن توضيح تلك المميزات في النقاط التالية :

1. توافر تواصل فيديو ذات جودة فائقة .

2. يسهل بها عقد المؤتمرات والاجتماعات.
3. يوجد تواصل مرئي وبصري متواصل بدون توقف .
4. يساعد علي التواصل بين شخصين أو أكثر.
5. يسمح بالتواصل من أماكن منفصلة وبعيدة عن بعضها.
6. تكلفة قليلة ويوفر جدا من التكاليف على المستخدمين.
7. يسهل التواصل به دوليا ببلاد منفصلة عن بعضها.
8. توفير تواصل مامن وغير قابل للاختراق.
9. وجود تقنية مشاركة صوت وصورة بجودة فائقة.
10. يتميز بسهوله عرض الملفات او صور او وثائق ويسهل المشاركة  
11. يعرف بواجهة المستخدم  فهو سهل الاستخدام وذكية.
12. يتميز بسهولة التركيب والتشغيل عن طريق توصيلها بشبكة الإنترنت فقط .
13. يسهل ربط العديد من الفروع ببعضهما من خلال شبكة الانترنت.
14. يساند أكثر من خط من خلال بروتوكول الإنترنت.
15. يحتوي على السماعات السلكية واللاسلكية.
16. يحتوي على مكبر صوت عالي الجودة.
17. يتميز بخاصية البلوتوث والسماعات.
18. يتميز بمنافذ للخطوط الأرضي والفاكس.
19. يحتوي على شاشة فائقة الجودة والنقاء بعرض الصورة.
20. يحتوي على خدمة الاتصال بشبكة wi-fi .

مكونات غرف الاجتماعات :-

أثاث المكتب:

 يعد اثاث المكتب يتكون من الطاولة والكراسي ويلزم أن تكون الكراسي تتناسب لعدد المجتمعين والطاولة واسعة للعدد، وخاصه في الاجتماعات الكبيرة، ومن حيث نوع الطاولة، فتكون الطاوله مصنوعه من الزجاج لتعطي شكل فخم  وأنيق بالغرفه ، ولكن الطاولات المصنوعة من الخشب تكون عملية أكثر، والكراسي من الافضل أن تكون مصنوعة من الجلد أو القماش السميك ليعطي الجالسين الراحة الكامله .

شاشة لعرض الصور أو الفيديوهات:

بكل غرفة اجتماعات يلزم  أن تتوفر بها شاشة كبيرة ليتم عرض التقارير المصوَّرة، أو الصور أو لتوضيح الأفكار المكتوبة وغيرها، ويمكن ان تكون شاشة تلفزيون كبيرة كما يلزم أن تكون شاشة عرض عبر الحاسوب.

القرطاسية:

ينبغي ان  يتوفّر العناصر الرئيسيه في كل اجتماع، من حيث ورق أبيض وايضا أقلام حبر وأجهزة حاسوب وغيرها ، ولكن طرق تجهيزها ببواسطه وضعها في ملف جلدي فخم، أوفي دفتر يحمل شعار الشركه مع قلم حبر تجدد في كل اجتماع.

الإنارة:

من اللازم ان تكون إنارة غرفة الإجتماعات واضحة، ومن اساليب الإنارة القوية هي النوافذ الكبيرة التي يدخل  أشعة الشمس من خلالها لتصبح الإضاءة طبيعية، فالإضاءة بداخل الغرفة تكون عن طريق نيونات كبيرة معلقة في السقف الغرفة لتتيح  بتوزيع الضوء على المجتمعين.

أهمية الإضاءة في غرفة الاجتماعات و كيفية تحسينها :

تلعب الإضاءة دورًا حاسمًا في تجهيزات غرفة الاجتماعات ، حيث تؤثر على جودة العرض والتركيز وراحة العينين والتركيز الذهني للأشخاص الذين يجتمعون في الغرفة. ومن بين أهمية الإضاءة في غرفة الاجتماعات:

1. تحسين جودة العرض:

تساعد الإضاءة المناسبة في تحسين جودة العرض وجعل العروض التقديمية والعروض المرئية أكثر وضوحًا وحيوية.

2. التركيز والتركيز الذهني:

تساعد الإضاءة المناسبة على تحسين التركيز والتركيز الذهني للأشخاص الذين يجتمعون في الغرفة، حيث تخلق جوًا مريحًا ومناسبًا للعمل والتركيز.

3. راحة العينين:

تساعد الإضاءة المناسبة على تحسين راحة العينين وتقليل التعب البصري الذي يمكن أن يحدث بسبب الإضاءة الغير مناسبة.

4. جو عام مريح:

تعمل الإضاءة المناسبة على إنشاء جو عام مريح في غرفة الاجتماعات، وهذا يساعد على تعزيز التواصل والتعاون بين الأشخاص الذين يجتمعون فيها.

ومن أجل تحسين الإضاءة في غرفة الاجتماعات، يمكن اتباع بعض النصائح، مثل:

1. استخدام الإضاءة الاصطناعية:

في الأماكن التي لا يمكن استخدام الإضاءة الطبيعية، يمكن استخدام الإضاءة الاصطناعية بطريقة مناسبة ومناسبة لطبيعة العمل وأنشطة الغرفة.

2. التحكم في الإضاءة:

يجب توفير وسائل التحكم في الإضاءة في غرفة الاجتماعات، مثل الأضواء المتحركة والمنظمات، حتى يمكن للأشخاص التحكم في شدة الإضاءة وتعديلها وفقًا لاحتياجاتهم.

3. استشارة متخصصي الإضاءة:

يمكن استشارة متخصصي الإضاءة لتحسين جودة وكفاءة الإضاءة في غرفة الاجتماعات وتطبيق أحدث التقنيات والمعايير المناسبة.

كيف تقوم باختيار افضل غرف الاجتماعات 

أن هناك الكثير من المعايير الهامة الذي يجب عليك النظر اليها عند اختيارك لغرف الاجتماعات، ومن أهمهم :

أولاً : جودة الصوت والصورة أثناء الاتصال

 يعد من الخصائص الهامة الذي يجب أن تتوفر في غرف الاجتماعات الذي ستقوم بتحديدها هي جودة الصوت والصورة الجيدة يجب أن تكون غرفة الاجتماعات تحتوي على مكبر صوت عالي الوضوح وتوفر لك التحكم في مدى   ارتفاع وانخفاض الصوت، كما يجب أن توفر لك صوت نقي وواضح، بالإضافة لضرورة وضوح الصورة وأن يكون الفيديو عالي الجودة حتى تكون جميع تفاصيل الاجتماع واضحة لكل المتصلين عبر الإنترنت.

ثانياً :  إمكانية إرسال وسائط متعددة

ينبغي على غرفة الاجتماعات التي ستقوم بها في شركتك أو مؤسستك أن تكون بجهزه بميزة إرسال الوسائط المتعددة خلال الاجتماع، عن طريق تلك الميزة ستقدر أن  ترسل جميع الملفات و الصور والوثائق خلال الفيديو، كذلك أيضا ستتمكن من عرضها بشكل مباشر أمام المشاركين بالاتصال، ولم تحتاج إلى الخروج من الاجتماع وإرسالها من خلال البريد الإلكتروني أو من خلال أي طريقة تواصل أخرى، وبالطبع توفر لك غرف الاجتماعات خاصية إرسال الوسائط بشكل سريع وواضح.

ثالثاً : الخصوصية والسرية وأمان الاتصال

ان عند اختيارك لغرفة الاجتماعات لشركتك فيجب احتواءها على خصوصية الاتصال وسرية البيانات، فينبغي أن يكون الاتصال آمن وليس قابل للاختراق، مما يجب أن يحتفظ بالمعلومات وبيانات الاتصال في قواعد بيانات وسيرفرات امنه جدا ،للمحافظة على خصوصية وأسرار المتعلقة بالشركة و بيانات العملاء 

رابعاً : سهولة الاستخدام والتشغيل 

تعد من أهم الخصائص الذي يلزم أن تتوافر بالغرف عند البحث عنها واختيار ما افضلها بأن تكون سهلة التشغيل والاستخدام، أن الأمر لا يتطلب طرق معقدة للتشغيل أو تعقيدات في التركيب،مما يجب أن توفر لك جميع الطرق والمعارف والأدوات التي تحتاجها للتواصل مع عملائك بكل سهولة ويسر. 

في النهاية

ونظراً للتطور التكنولوجي الكبير الذي نشاهده العصر الحالي، فنلاحظ بأن ثورة الاتصالات الحديثة قد أخرجت لنا العديد من الأجهزة التي تعتمد على تقنية نقل الصوت عن طريق شبكة الإنترنت لتسهيل التواصل بأقل تكلفة، قد قومنا بتوضيح كل ما يتعلق بتجهيزات غرفة الاجتماعات  وجميع مميزاتها .